Implementierung von Vtiger CRM in einem Equipment-Leasing-Unternehmen

Implementierung von Vtiger CRM in einem Equipment-Leasing-Unternehmen

In einem zunehmend wettbewerbsintensiven Markt ist es für Unternehmen im Bereich Equipment-Leasing unerlässlich, Prozesse zu optimieren, Ressourcen effizienter zu nutzen und die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen sowie den Mitarbeitern zu verbessern. Unser Kunde – ein Unternehmen, das sich auf das Verleasen von Ausrüstungen spezialisiert hat – stand vor der Herausforderung, seine internen Abläufe zu automatisieren und den Informationsfluss zu zentralisieren. Ziel war es, die Kosten zu senken, die Produktions- und Servicequalität zu steigern und sämtliche Geschäftsprozesse – von der Verkaufsabwicklung bis hin zur Dokumentenverwaltung – in einem integrierten System abzubilden.

Herausforderungen

Das Unternehmen betrieb bislang mehrere isolierte Prozesse, die zu einer erhöhten Fehleranfälligkeit und ineffizienten Abläufen führten. Insbesondere folgende Punkte stellten zentrale Herausforderungen dar:

• Eine manuelle, fehleranfällige Verwaltung von Bestellungen und Kundenanfragen, die zu Verzögerungen und unvollständigen Informationen führte.
• Keine zentrale Übersicht über Produkte, Dienstleistungen und Dokumente, was die Nachverfolgung und Abstimmung zwischen den Abteilungen erschwerte.
• Fehlende Integration mobiler Endgeräte, wodurch externe Mitarbeiter und Außendienstler nicht flexibel und ortsunabhängig arbeiten konnten.
• Der Bedarf, den kompletten Verkaufszyklus – von der Angebotserstellung bis zur Vertragsabwicklung – unter einem einheitlichen System zu verwalten.

Lösungsansatz

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, wurde ein automatisiertes Kundenmanagementsystem auf Basis von Vtiger CRM implementiert. Das Ziel war, ein System zu schaffen, das die wichtigsten Funktionen des Unternehmens – Vertrieb, Kundenverwaltung, Aufgaben- und Dokumentenmanagement sowie Benutzerverwaltung – zentralisiert und automatisiert abbildet. Im Detail sollten folgende Kernfunktionen optimiert werden:

• Verwaltung des Verkaufsprozesses unter Berücksichtigung des gesamten Lebenszyklus von Bestellungen.
• Zentrale Pflege der Kunden- und Geschäftspartnerdaten.
• Organisation von Aufgaben über ein integriertes Kalendermodul.
• Verwaltung von Produkten und angebotenen Dienstleistungen über dedizierte Module.
• Dokumentensteuerung: Erfassung, Prüfung und Freigabe von Verträgen und sonstigen relevanten Unterlagen.
• Benutzer- und Zugriffsverwaltung, sodass Mitarbeiter – unabhängig von ihrem Standort – über einen Webzugang (über Google Chrome oder Mozilla Firefox auf PC, Smartphone oder Tablet) zusammenarbeiten können.

Implementierungsprozess

Der Rollout des neuen Systems erfolgte in mehreren klar strukturierten Phasen: 1. Auftrags- und Dealabwicklung Der Vertriebsmitarbeiter gibt alle erforderlichen Daten zur Auftragserfassung ein, erfasst die Kontaktdaten des Geschäftspartners und wählt das entsprechende Verkaufsprogramm sowie das zu veräußernde Produkt aus. Das System prüft automatisch die Vollständigkeit und Korrektheit der Eingabefelder. Ist die gewünschte Ausrüstung vorrätig, wird automatisch eine Aufgabe an die zuständige Abteilung generiert, die Kopien von relevanten Produktionsdokumenten (z. B. PSM) vom Werk einholt. Fehlt das Equipment, initiiert das System eine Anfrage zur Klärung der Lieferzeiten. 2. Konditionsabstimmung Bei nicht-standardisierten Verträgen wird der Auftrag automatisch zur Abstimmung an den zuständigen Vorgesetzten weitergeleitet. Dieser kann den Auftrag entweder zur Überarbeitung zurücksenden oder die Bedingungen freigeben. 3. Datenüberprüfung und Anwaltseinschaltung Sowohl eine automatische Prüfung (mithilfe von Pflichtfeldern und dem Modul „Vtiger Masked Input“) als auch eine manuelle Kontrolle werden durchgeführt. Wird ein Vertragsmuster verwendet, wird automatisch eine Aufgabe an einen Juristen erstellt, der die ausgefüllten Felder und beigefügten Dokumente prüft. 4. Signaturprozesse Der Manager druckt über das System alle erforderlichen Dokumente aus, versieht sie durch seine Unterschrift (als Visum auf der Rückseite jeder Seite) und leitet sie zur Unterschrift an den zuständigen Vorgesetzten weiter. Alternativ können bei Vorliegen entsprechender Vollmachten die Unterzeichner manuell angepasst werden. Nach der Unterzeichnung durch den Kunden (der vor Ort anwesend ist) werden die Dokumente gescannt und in der jeweiligen Auftragsakte abgelegt. 5. Kontrollprozesse zur Vertragserfüllung Das System initiiert verschiedene Aufgaben zur Sicherstellung der Vertragserfüllung:

• Die Zahlungsabteilung wird automatisch über eingegangene Zahlungen informiert und bestätigt den Erhalt des Auftrags.
• Bei Zahlungseingang wird die Abteilung, die für die Zahlung an das Werk zuständig ist, benachrichtigt.
• Die für die Auslieferung verantwortliche Abteilung erhält eine Aufforderung, den Versandstatus zu überprüfen und entsprechende Dokumente (z. B. Scan von PSM) in das System einzupflegen.
• Die Serviceabteilung kontrolliert den Eingang der Ausrüstung am Übergabeort.
• Weitere Aufgaben werden an die zuständigen Abteilungen (z. B. Pre-Sales-Vorbereitung, Marketing, Dokumentenarchivierung) verteilt, um den gesamten Prozess nahtlos abzubilden.

Schulung und Systemleistung

Um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter das neue System effizient nutzen können, wurde ein umfassendes Schulungsprogramm durchgeführt. Besonders erwähnenswert ist die hohe Skalierbarkeit des Systems: Das implementierte Vtiger CRM ist in der Lage, Lasten von bis zu 5000 Anfragen pro Sekunde zu bewältigen – eine Leistung, die den hohen Anforderungen des Unternehmens entspricht.

Ergebnisse und Nutzen

Durch die Einführung des Vtiger CRM konnten wesentliche betriebliche Verbesserungen erzielt werden:

• Der gesamte Verkaufsprozess wird durch automatisierte Prüfungen und regelmäßige Aufgabenstellungen effizient gesteuert.
• Die zentrale Verwaltung von Kunden- und Auftragsdaten ermöglicht eine bessere Übersicht und schnellere Entscheidungsfindung.
• Die Integration mobiler Endgeräte und moderner Browser-Technologien fördert die standortunabhängige Zusammenarbeit der Mitarbeiter.
• Die beschleunigten Dokumenten- und Signaturprozesse senken die Bearbeitungszeiten erheblich – von zuvor tagelangen Wartezeiten auf wenige Stunden.
• Die vollautomatisierten Kontrollprozesse gewährleisten einen reibungslosen Ablauf der Vertragsabwicklung und verbessern die Servicequalität.

Fazit

Die Implementierung von Vtiger CRM in diesem Equipment-Leasing-Unternehmen demonstriert eindrucksvoll, wie die Automatisierung und zentrale Steuerung von Geschäftsprozessen zu signifikanten Effizienzgewinnen und einer verbesserten internen Zusammenarbeit führen kann. Durch die ausführliche Anpassung des Systems an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens – von der Auftragserfassung bis zur Vertragskontrolle – konnte eine Lösung geschaffen werden, die nicht nur den heutigen Anforderungen gerecht wird, sondern auch zukunftsorientiert erweitert werden kann. Das Projekt zeigt, wie moderne CRM-Systeme als Rückgrat für eine digitale Transformation dienen und den Unternehmenserfolg nachhaltig fördern können.