Automatisierung des Implementierungsprogramms in Vtiger CRM

Automatisierung des Implementierungsprogramms in Vtiger CRM

In einem wettbewerbsintensiven Markt, in dem präzise Preisgestaltung, korrekte Rabattberechnungen und eine nahtlose Abwicklung von Aufträgen entscheidend sind, wurde ein spezielles Modul für Vtiger CRM entwickelt. Dieses Modul automatisiert den Prozess des Implementierungsprogramms im Rahmen der Module „Aufträge“ und „Angebote“. Ziel war es, sämtliche relevanten Felder im Bereich „Produkte und Dienstleistungen“ – insbesondere Preise und Rabatte – automatisch und regelbasiert zu befüllen, die manuelle Fehlerquellen zu minimieren und die interne Freigabe zu beschleunigen.

Herausforderungen

Vor der Implementierung standen folgende Herausforderungen im Mittelpunkt:

• Manuelle Eingaben in Preis- und Rabattfeldern führten zu Fehlern und Verzögerungen.
• Standardprozesse reichten nicht aus, um kundenspezifische Sonderkonditionen präzise abzubilden.
• Es galt, den Auftragsstatus dynamisch zu steuern: Ohne manuelle Anpassungen sollte ein Auftrag den Status „Standard“ erhalten, während bei manueller Korrektur – etwa über die Felder „Manuelle Korrektur“ und „Benutzerrabatt“ – ein abweichender, „Nichtstandard“-Status ausgelöst werden sollte.
• Gleichzeitig musste sichergestellt werden, dass der festgesetzte Basispreis nicht verändert werden kann, während berechtigte Nutzer dennoch Anpassungen vornehmen können.
• Darüber hinaus erforderten komplexe Freigabeprozesse, bei denen ein Vorgesetzter gegebene Sonderkonditionen prüfen, bestätigen oder ablehnen konnte, eine automatisierte Workflow-Integration, um Aufgaben wie das Drucken und Unterzeichnen von Dokumenten einzuleiten.

Lösungsansatz und Funktionsweise des Moduls

Das entwickelte Modul integriert sich nahtlos in die vorhandenen Vtiger CRM-Module „Aufträge“ und „Angebote“ und umfasst folgende zentrale Funktionen: 1. Automatische Befüllung von Preis- und Rabattfeldern Sobald ein Produkt ausgewählt und ein bestimmter Typ des Implementierungsprogramms festgelegt wird, übernimmt das System automatisch die Initialisierung relevanter Felder im Block „Produkte und Dienstleistungen“. Dabei wird der Basispreis fest gesetzt und vordefinierte Rabattwerte (sowohl für den Kunden als auch für das Produkt bzw. die Produktgruppe) eingetragen. Diese Preiskonfiguration ist dabei schreibgeschützt, sodass der Basispreis nicht manuell korrigiert werden kann. 2. Regelbasierte Statussteuerung und manuelle Eingaben Falls keine manuellen Anpassungen vorgenommen werden (die Felder „Manuelle Korrektur“ und „Benutzerrabatt“ bleiben leer), wird der Auftrag automatisch mit dem Status „Standard“ versehen – so signalisiert das System, dass keine Besonderheiten vorliegen und der Auftrag ohne weitere Abstimmung zur Dokumentenerstellung übergeht. Diese Statusoption steht nur Nutzern mit administrativen Rechten zur Änderung. Nimmt der Anwender jedoch manuelle Korrekturen vor, generiert das System automatisch eine Aufgabe im definierten Workflow. Der Auftrag erhält in diesem Fall den Status „Nichtstandard“ und wird an einen verantwortlichen Mitarbeiter zur Abstimmung weitergeleitet. Im Weiteren kann der zuständige Vorgesetzte entscheiden, ob:

• der Auftrag als „Nichtstandard abgestimmt“ freigegeben wird,
• er „Abgestimmt mit Anmerkungen“ freigibt (dann erscheint ein Pflichtfeld für entsprechende Anmerkungen) oder
• der Auftrag „Zur Überarbeitung gesendet“ wird, sodass der Nutzer die Parameter anpassen und den Vorgang erneut zur Freigabe einreichen kann. Nach erfolgreicher Abstimmung wird zudem automatisch eine Aufgabe an den zuständigen Mitarbeiter für das Drucken und die Unterzeichnung der erforderlichen Dokumente erzeugt.

3. Erweiterte Einstellungsoptionen und Programmkonfiguration In einem eigenen Konfigurationspanel des Moduls kann der Administrator zusätzliche Implementierungsprogramme anlegen und den Funktionsumfang hinsichtlich Preis- und Rabattkorrekturen präzise einstellen. Zu den konfigurierbaren Parametern gehören:

• Korrektur des Basispreises (sowohl in Prozent als auch als absoluter Wert)
• Anpassung der Rabatte (bezogen auf Vorgaben aus einem bestimmten Referenzpunkt)
• Möglichkeit, Rabatte gänzlich zu deaktivieren
• Definition eines prozentualen Vorauszahlungsanteils
• Festlegung einer Produktliste, für die das jeweilige Programm gilt
• Bestimmung der Periodizität der Rechnungserstellung (analog zu den Parametern im Modul „Aufträge“)

Bei der Erstellung eines neuen Programms legt man zudem die Einsatzbedingungen fest, wie etwa vollständige oder teilweise Vorauszahlung, Vertragstyp sowie die Zugehörigkeit zu einer kreditgebenden oder leasenden Organisation. Diese Parameter fließen direkt in die Angebotserstellung ein und steuern die Verfügbarkeit des jeweiligen Programms. 4. Produktzuordnung und dynamische Objektauswahl In der Rubrik „Produkte“ kann der Anwender spezifisch auswählen, für welche Produkte und Dienstleistungen das Implementierungsprogramm gelten soll. Mithilfe eines Filters werden passende Objekte ermittelt und per Drag-and-Drop in eine finale Liste übertragen. Dies erlaubt es, verschiedene Varianten und Optionen zu kombinieren sowie die Programmwirkung gezielt für einzelne Objekte ein- bzw. auszuschalten. Beim Aktualisieren eines bestehenden Programms besteht die Möglichkeit, es zu öffnen, anzupassen und als neue Version mit einem aktualisierten Gültigkeitszeitraum zu speichern. Zusätzlich werden Pflichtdokumente (etwa ein Scan des Protokolls zur Festsetzung des Preises) sowie optional einzuplanende Unterlagen zur Vertragsabwicklung definiert. 5. Automatische Rechnungs- und Dokumentengenerierung Der gesamte Prozentsatz der Preisbildung wird im Modul „D Verträge“ und „Angebote“ abgebildet:

• Der Anwender legt einen neuen Auftrag an, füllt alle erforderlichen Felder, wählt das entsprechende Produkt aus und bestimmt das Implementierungsprogramm.
• Basierend auf den Einstellungen im Modul „Rabatte“ und „Implementierungsprogramm“ werden der Basispreis und eventuell minimale Rabatte automatisch eingetragen – Parameter aus dem Implementierungsprogramm haben hierbei Priorität. Beispielsweise wird, wenn im entsprechenden Modul festgelegt ist, dass keine Rabatte gewährt werden, eine Rabattierung von 50 % ignoriert.
• Anschließend wird auf Grundlage des gewählten Programms automatisch ein neuer Rechnungsvorgang gestartet: Die erste Rechnung wird gemäß dem in der Vorauszahlung definierten Prozentsatz erstellt, während weitere Rechnungen gemäß der im Programm vorgegebenen Periodizität generiert werden.
• Erst nach erfolgreicher Abstimmung des Auftrags ist der Anwender in der Lage, eine druckfertige Rechnung zu erstellen. Ebenso generiert das Modul automatisch ein vollständiges Dokumentenpaket im PDF-Format, das zur Unterzeichnung bereitsteht.

Ergebnisse und Nutzen

Das entwickelte Modul liefert erhebliche betriebliche Vorteile:

• Es reduziert den manuellen Aufwand und minimiert Fehlerquellen durch automatische Befüllung von Preis- und Rabattfeldern.
• Der dynamische, regelbasierte Wechsel zwischen Standard- und Nichtstandard-Auftragsstatus sorgt dafür, dass Sonderanpassungen stets einer zusätzlichen Abstimmungsrunde unterzogen werden – dies erhöht die Transparenz und Qualität der Auftragsabwicklung.
• Durch die flexible Konfiguration im Einstellungsbereich wird eine individuelle Anpassung an unterschiedliche Geschäftsmodelle und -anforderungen ermöglicht, ohne das Gesamtsystem zu beeinträchtigen.
• Die Integration in das bestehende Vtiger CRM sorgt dafür, dass alle relevanten Informationen zentral und in Echtzeit verfügbar sind – eine Voraussetzung für die effiziente Steuerung weiterer Prozesse wie Rechnungsstellung und Dokumentenmanagement.
• Letztlich wird durch automatisierte Workflows die Prozessgeschwindigkeit erhöht: Aufträge, die keinen manuellen Eingriff erfordern, durchlaufen den Freigabeprozess nahezu automatisch, während Sonderfälle effizient und kontrolliert bearbeitet werden.

Fazit

Die Implementierung des maßgeschneiderten Moduls zur Automatisierung des Implementierungsprogramms in Vtiger CRM zeigt eindrucksvoll, wie durch gezielte Erweiterungen betriebliche Prozesse optimiert werden können. Die automatische Befüllung von Preisen und Rabatten, kombiniert mit einem intelligenten Workflow zur Statussteuerung und Freigabe, führt zu einer signifikanten Effizienzsteigerung im Angebotserstellungs- und Auftragsmanagement. Dies ermöglicht nicht nur eine konsistente und fehlerfreie Abwicklung, sondern stellt auch sicher, dass Sonderkonditionen stets einer qualifizierten Prüfung unterliegen. Insgesamt leistet das Modul einen wichtigen Beitrag zur digitalen Transformation und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.